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创新会计档案管理 打造财务“绿色账本”

——中国人保财险会计档案信息化管理实践

作者:汪 波 谢 巍 黄家琪

来源:中国档案报

2019-07-10 星期三

????中国人民财产保险股份有限公司(以下简称中国人保财险)是中国内地最大的财产保险公司,2018年,公司保费收入突破3800亿元,被评为“年度亚洲最佳财险公司”。2011年,中国人保财险成立财务共享服务中心,实现了会计核算、资金结算和会计审核的集中处理,会计档案集中管理力度显著增强,相关工作更加规范,管理成本有所节约。但是,原本由各地分公司分散管理的会计档案在短时间内迅速集中至省级财务共享服务中心,由少数专人进行管理,管理难度明显增大。与此同时,伴随公司业务规模迅速增长,业务范围不断扩大,对会计核算提供多层面信息的需求显著增加,会计档案数量大幅攀升,造成纸张耗材使用增多,档案管理人力物力成本增加,会计档案传统管理方式已经难以适应新时期财务运作模式,纸质会计档案管理难度加大。

????在此背景下,2012年,中国人保财险正式申请加入会计档案电子化管理试点单位。2013年7月,财政部、国家档案局、审计署联合批复同意开展会计档案电子化管理试点。2013年12月,国家发改委、财政部、国家税务总局、国家档案局联合批复同意开展电子发票及电子会计档案综合试点。2014年,会计档案管理系统上线,通过系统高效、便捷地利用电子会计档案数据,建立电子会计档案数据与相关纸质会计档案的关联,实现会计档案全生命周期电子化管理;后期扩展至电子发票应用领域,全方位打造企业“绿色账本”,会计档案管理更加高效便捷、低碳环保、规范统一。

探索会计档案管理新模式

????为明确会计档案信息化工作的方向和路径,中国人保财险确立了“通过搭建集成自动化的会计档案管理系统、开发具有实用性的功能模块,规范公司电子会计档案和电子发票全生命周期管理标准,优化工作流程,完善配套制度体系,应用领先信息技术,打造绿色账本,实现价值创造”的总体目标,探索适应信息化时代的会计档案管理新模式,对保险行业电子档案管理工作起到引领作用。

????实现会计档案全生命周期电子化管理。通过在会计档案管理系统中建立电子档案与实物档案的关联关系,准确记录会计档案流转环节、存放状态及相关责任人,为每一份会计档案建立全生命周期电子化管理记录,可随时查阅该份档案的状态,并追溯查询相关关联信息;取消了全部纸质记账凭证、账簿、月度季度报表,简化了往来报单等纸质原始凭证,会计档案无纸化管理向前迈出重要一步。

????变革传统会计档案管理方式。会计档案管理系统上线后,改变了传统管理模式下纸质会计档案需累积一月或数月后方可顺号装订归档的情况,财务人员无须按照记账凭证号顺号归档,实现会计档案随办随归,减少档案长时间散落存放的风险;在会计档案管理系统中统一了档案管理术语及编码规则,增加库房管理功能及标准化档案入库、出库、归还等流程,能够实时定位会计档案的库存状态和存放位置,通过条码技术对纸质档案进行监控管理,确保实体档案与电子信息一致,提升档案管理水平。

????加强电子档案管理。取消打印记账凭证及顺号排列归档后,会计凭证归档面临的最大风险是数据缺漏且不易被发现。会计档案管理系统重点从两方面进行漏单管理,一是每日与财务核算系统比对各类型记账凭证笔数及金额,避免接口传输堵塞或异常中断丢失数据;二是开发漏单管理功能模块,预设好各类型记账凭证是否应当与纸质原始凭证建立关联关系,存在未检查或未确认数据情况时,系统预警提醒。

????提升会计档案利用价值。借助于会计档案管理系统,会计档案的利用主要体现在三方面:一是方便查阅,可检索任一会计档案所处状态,查阅会计档案明细信息、版式文件、元数据等,检索记账凭证与原始凭证之间的关联关系;二是分析统计,从室藏数量、到期统计、使用用途等角度对会计档案进行统计,分析档案利用价值;三是财务质检,支持财务共享服务中心利用会计档案进行合规性监督检查。

????明确岗位分工,完善会计档案电子化制度规范。明确档案部门、财务部门和信息技术部门之间的档案管理职责,以及档案跨机构移交、档案借阅、错误修正、档案销毁等方面的审批责任;同时,档案部门、财务部门和信息技术部门从档案管理规范、会计档案管理实务、信息技术保障等角度完善电子会计档案相关制度,形成完整的电子会计档案管理制度规范。

????全国推广开具电子发票。2016年,中国人保财险全面推广开具增值税电子普通发票,截至2017年一季度已实现除西藏地区以外的全覆盖。公司系统与税务机关电子发票平台的开具客户端对接,税务局根据公司开具量分配发票号段,公司可实时开具电子保费发票,开具信息回传税务系统存储,电子保费发票可在会计档案管理系统中进行查询;与纸质保费发票的管理流程相比,电子保费发票的领购手续更加简便,系统提出申请后根据票量自动为企业配号,客户领取发票无须到柜台或邮寄,手机获取方便快捷,节省了纸质发票保管的烦琐程序。

????探索电子发票报销模式。2014年6月27日,中国人保财险与北京市国税局电子发票服务平台实现对接,成功接收国内第一张以电子化方式入账的电子发票。利用会计档案管理系统与税务机关的电子发票平台互联对接,每日定时从税务系统接收属于本公司的电子发票,员工可通过费用报销系统实时调用电子发票进行报销,电子发票信息不可修改。报销入账后,记账信息回传至税务系统存储,公司建立电子发票与对应记账凭证的对应关系,并进行归档,具备税企直联接收电子发票的能力。

实施信息化管理显成效

????会计人员工作效能显著提升。实施信息化管理有效解决了财务共享服务中心集中管理会计档案后面临的问题,可将大部分纸质单证的人工分拣、整理、查询等事务性工作转为信息系统自动化处理,显著减少财务共享服务中心的工作量,提升工作效率和管理质量;财务共享服务中心以较少人员完成了日常大量会计档案的整理工作,并确保风险可控。例如,中国人保财险江苏分公司保费规模超过360亿元,财务共享服务中心仅需1名档案人员装订整理江苏省会计档案。

????会计档案管理能力增强。实施信息化管理有力地促进了会计档案管理观念的转变,以创新思维、专业视角审视传统管理模式,查找薄弱环节、消除安全隐患、完善制度体系,通过信息技术有效利用会计档案信息,会计档案管理能力和工作质量得以全面提升。

????客户体验有效改善。通过灵活方便的手机客户端等,消费者接收、存储和使用电子发票都很方便,电子发票可以实时查验、重复下载和永久存储,消费者在日常生活中再也不用担心发票丢失等问题,为公司客户带来了更加便捷的消费体验。

????大数据应用能力提高。票据类档案实现电子化方式保存能够提高企业大数据的应用效率,增强企业市场竞争力。发票包含的重要信息依托纸质载体很难被收集汇总和分析利用,数据使用不便利、效率较低,即使使用文字识别软件也无法准确无误地将纸质发票信息转换为电子数据。电子发票很好地解决了此问题,其数据真实可靠,分析利用简单便捷,可实现发票明细信息的多层面分析管理。

????低碳环保成效显著。通过会计档案电子化,公司减少了大量纸质耗费成本,倡导低碳环保,打造绿色账本。会计档案管理系统投入成本几百万元,推行会计档案电子化管理后,每年可节约纸张超过1亿张,节约纸张成本、运输成本、仓储成本、打印耗费、装订成本、人工成本等数千万元。

????具有良好的行业示范性。中国人保财险的方案在总体思路上完全基于档案管理、会计理论的相关要求,在流程设计、系统搭建以及具体应用技术上尽量减少个性化,具备在保险行业内推广应用的基础。中国人保财险于2013年至2014年先后参与财政部、国家档案局《会计档案管理办法》修订及《会计档案管理办法解读材料》编写工作,成为国家制定档案管理标准的典型范例,《人保财险会计档案电子化管理案例》于2018年荣获国家档案局全国企业档案工作管理创新优秀案例二等奖。

????原载于《中国档案报》2019年7月8日 总第3396期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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