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日本跨行业和跨领域的企业档案外部宣传案例 (上)

作者:松崎裕子

来源:中国档案报

2019-07-08 星期一

????书写“社史”(也称公司史)是日本企业档案馆最常见的传统做法。但鉴于大多数日本社史是作为公司周年纪念活动的一部分并且传播范围有限,这个传统做法逐渐失去了活力并开始废止。另外,社史通常不是由训练有素的档案工作者和保管员完成的,有时候用于编辑社史的资料在编纂完成后就散失了。最近,日本开始尝试通过其他方式开发企业档案,其中之一是联合其他外部机构(如博物馆等)举办特定商业历史主题的展览,这些展览不论是对内还是对外,都可以提高档案工作的知名度并提升公司的形象。

????本文通过两个企业开展档案外部宣传的案例,一个是森永食品生产有限责任公司与烟草和盐务博物馆的直接合作;另一个是涩泽仓库有限公司和涩泽荣一纪念馆之间的合作,阐明开展商业历史展览合作,对于企业高级管理者和相关方均产生了积极影响和效果。无论是森永食品生产有限责任公司还是涩泽仓库有限公司都没有自己的博物馆或用于展示档案的实体空间,在这两个案例中,他们跨行业、跨领域的展览合作都取得了成功。笔者希望,通过这两个案例对那些没有展览空间的公司和企业档案馆产生启发,让他们通过与外部博物馆的合作而双方获益。

特展:“森永糖果盒子——来自天使的礼物”

????烟草和盐务博物馆成立于1978年11月3日,旨在展示烟草和盐务的历史和文化,博物馆由烟草学术研究中心运营,这是一家非营利性基金会,隶属于日本烟草公司。日本烟草公司的历史可以追溯到1932年,当时专卖局局长佐佐木在局秘书处一般事务部下设了物品收集和处理部门,开始系统地收集有关烟草的历史材料。二战期间,他们采取了有效预防措施,大部分资料被保管在温湿度恒定的设施内,但不幸的是,档案资料在1941年的大火中遭到损毁,虽然还有一些保存在其他安全地方的资料幸免于难,但在战后被频繁转移和混乱中遭到破坏。

????尽管遇到这些挫折,收集工作仍一直在继续,截止到2014年3月底,烟草和盐务博物馆的馆藏包括木版画、日本烟斗、香烟托盘、烟草袋、烟盒和包装,与生产、销售有关的烟草广告、文学作品、与盐务有关的现代书籍和出版材料等,还有日本国内和海外与烟草有关的其他物品。

????除了永久性的展览,博物馆每年会临时举办一些展览,展品来自博物馆内部或从其他机构外借。有些特展是与大使馆、大学和其他博物馆合办的。此前,烟草和盐务博物馆从未办过以商业实体(公司)史为主题的临时展。

森永食品有限公司的历史

????1899年8月15日,森永太一郎创立了森永有限公司,这是日本第一家西式糖果店。1910年2月23日,公司合并为森永糖果有限公司,时至今日,森永公司依然是日本领先的糖果公司,公司总部位于东京的港区。2014年3月31日,公司资产超过186亿日元,总销售额最高达1179亿日元,涵盖公司的主营业务包括生产、采购、销售糖果和食品、冷冻甜点、健康产品。

????1991年4月1日,森永公司设立了一家非营利组织——天使基金会,基金会致力于改善和发展人们的生活,开展关于生命和文化的历史学术研究,围绕“孩子与学习”“好书”“天使”三个主题开展研究、组织讲座。

????说起森永公司的历史,公司创始人森永太一郎(1865-1937)是来自日本最南部九州岛的佐贺县伊万里的一位商人。他在东京和横滨从事过陶器生意,后来于1888年去美国旧金山拓展新市场。1890年,他皈依了基督教,然后回到日本传播基督信仰,很快又回到美国,他受训成为一个糕点厨师。1899年,他回到日本开始森永西式糖果店的经营,生产并销售西式甜品。他是日本国内第一个真正的西式糖果生产商,为当时的日本市场提供了除传统糖果之外的另一种选择。

????太一郎的信仰也对他的生意产生了很大影响,公司的车上通常印有《圣经》中的语句,1905年,他选择了一个天使的图样设计作为公司的商标。据公司档案记载,这一图样被采纳是由于当时公司最流行的一款产品“棉花糖”在美国被认为是天使食品。尽管多年后,这一商标进行了多次变化,但依然是“天使”这一主题,在公众看来,天使的符号就代表着森永公司的形象。

????1955年,公司编纂并发布了成立55周年社史,并在公司内部开辟了一块小地方用于档案材料的展示。1974年,新落成不久的大楼成为总公司的办公地,并预留了档案存储和公司历史档案展示的空间。1974年,一位经理负责社史的纂修,直到1991年10月,公司历史办公室成立,除了纂修社史,历史办公室还要回应用户的咨询、向画廊和博物馆出借资料、为学术研究者提供信息和档案利用。尽管从19世纪50年代起,相关档案资料开始收集,直到公司成立100周年时,公司的档案才真正得以规范管理,档案资料开始以展览和数字化的形式得到积极展示和利用。

????2003年6月,小泽植树先生开始负责公司历史办公室的工作,他提出要提升外部对档案工作的价值的认识,从而引起公司内部重视档案工作的策略。为此,他首先开展了保护性的档案数字化工作,创建检索工具,之后他又创新地提出,制作《关于利用森永公司馆藏档案进行展览的提议》,在得到公司管理层的授权后,建议的展览内容不仅包括公司发展历史概况、广告营销和海报、公司文化和形象,档案的背景故事等。

建立并达成外部联系

????正如《关于利用森永公司馆藏档案进行展览的提议》中提到的,在与烟草和盐务博物馆合作之前,公司历史办公室也曾因举办特展而向公共博物馆出借展品。比如2007年举办的“1955年至1964年日本的故事——寻找烟草店的角落”展览,公司借给烟草和盐务博物馆展品,正因有这次合作在先,当小泽先生带着合作请求找到该博物馆时,馆方进行了积极响应。烟草和盐务博物馆第一次表示出合作意向是在2010年11月,后于2011年1月提出了正式请求。双方同意每月召开策划会,但就在双方召开第二次会议后不久的2011年3月,东日本大地震突然发生了,尽管如此,三月和四月的会议仍如期进行。

????双方议定,合办展览的经费由公司和博物馆共同承担。烟草和盐务博物馆负责展览装置物品、材料的运输和相关保险,森永公司和森永天使基金会负责展品目录的生产、设计、出版,以及拍摄等活动的其他经费。

????烟草和盐务博物馆负责人希望通过双方的合作预期目标——“以新的视角开发馆藏,提高员工能力”,博物馆在2011年度报告中提出,“凸显公司档案的文化价值和丰富内涵,并通过展览这种方式思考档案保管和利用的重要性”。历史档案作为日本商业社会生活的“横截面”,被公司妥善地保管,也正是出于这样的原因,商业档案协会非常支持这个展览。

????展览由6个部分组成,比较有特色是为:一进入展厅就可以看到基于老照片虚拟重现的20世纪60年代的甜品店;追溯森永公司从1899年创立至今的发展历史,以及因二战而中断生产的产品,如制药和擦鞋物品等;森永牛奶焦糖公司的创立史,牛奶焦糖是森永公司长期以来的销售冠军和最受欢迎的产品,同时展出的还有搭配销售的商品及历年的公司广告等。

展览效果不同凡响

????在开展54天以来,展览接待了13108位参观者,每年平均有243名观众,与烟草和盐务博物馆通常接待的老年参观者不同,年轻和中年的观众及专门组织的儿童工作坊成为参观主体。在展览调查问卷中,观众留下的自己的感受和故事,他们说展览唤起了他们的怀旧之情和记忆。展览组织者认为,这是森永公司对日本社会和历史产生积极影响的例证。

????设计专业的学生对展览表现出了格外的兴趣,因为他们可以亲眼看到森永档案馆的原始档案,这些档案从未在一定范围内对公众展示。其他专业人士也对展览表现出关注,很多工作领域看似都是与档案工作没有关联的,还有从未与森永公司历史办公室建立联系的机构。

????对于森永公司内部而言,公司董事会的很多成员都实地参观了展览并留下反馈,他们大多对公司历史办公室保存的珍贵档案感到吃惊。2011财年的《股东通讯》用整整一页的篇幅报道了这个展览,将其作为一个工作亮点向股东进行推介。除了对展览作了简短介绍,还对展览吸引大量来自各领域的外部观众,以及被大量媒体争先报道的情况等进行了图文描述,同时对接下来即将在森冈举办的特展作了预告。

????由于《日本版权法》中缺乏关于“正当使用”的界定,通常博物馆在策划展览、选取获得展品使用权时,都会考虑尽量避免引起有关归属权纠纷的复杂操作。但这次合办展览的成功经验使此后公司内部档案部门尝试与外部博物馆策划举办展览变得更加容易和顺畅。

????不幸的是,一些展出的档案材料发生破损,因此,森永公司历史办公室采取额外的保护措施来处置这些档案。尽管有不尽如人意的事情发生,双方的合作仍积累了很多良好的经验,例如在合力策划、组织、运作、经费开支、一般情况下对版权的简化处理,以及如何利用合作双方的强项,宣传公司档案工作、拓展业务等方面使双方获益。?

??? 杨太阳 编译

????原载于《中国档案报》2019年5月20日 总第3375期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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